Chắc hẳn cơ quan, văn phòng của bạn đều có một kho lưu trữ văn phòng phẩm phải không nào. Bạn là người thủ kho, quản lý kho vật tư vậy bạn đã biết cách lưu trữ, bố trí kho văn phòng phẩm cho phù hợp và thuận tiện cho việc sử dụng, quản lý hay chưa? Dưới đây là những lưu ý giúp bạn lưu trữ mọi thứ trong kho một cách khoa học hơn đấy.
1/ Nắm rõ khối lượng vật tự, văn phòng phẩm có trong kho để bố trí hợp lý
Để kho lưu trữ của công ty gọn gàng, ngăn nắp người quản kho cần phải nắm được một số yếu tố cơ bản như tên phông lưu trữ, thời gian lưu trữ, loại hình, số lượng… của chúng. Chỉ khi nắm được những điều này bạn mới biết cách bố trí chúng trong kho một cách hợp lý nhất.
Ví dụ như nắm được những loại văn phòng phẩm, vật tư nào hay sử dụng chúng ta sẽ bố trí chúng ở vị trí bên ngoài, thuận tiện cho việc lấy ra cất vào. Có như vậy kho lưu trữ của bạn mới gọn gàng và tất cả mọi người đều có thể dễ dàng sử dụng khi cần.
2/ Sắp xếp các giá tài liệu trong kho hợp lý
Hiện nay, đa phần các công ty, cơ quan đều sử dụng loại giá tài liệu cố định, khi chúng ta sắp xếp hồ sơ, tài liệu trên loại giá này cần phải chú ý đến khoảng cách giữa chúng. Cần phải có một khoảng cách phù hợp để làm lối đi nhằm mang đến sự tiện lợi cho mọi người trong việc di chuyển.
3/ Lưu trữ văn phòng phẩm theo chủng loại
Chúng ta sẽ đặt giấy in một nơi,
hop dung but một nơi, kẹp giấy, kim bấm vào một vị trí… Nhớ đánh dấu, ghi tên để mọi người thuận tiện hơn khi lấy và không làm rối tung mọi thứ khi vào kho. Chúng ta cần phải nhớ nguyên tắc lưu trữ từ trên xuống dưới, từ trái qua phải… Tất cả cần phải đảm bảo thật khoa học.
4/ Quy định vị trí đặt văn phòng phẩm
Chúng ta nên quy định vị trí mà mình sẽ bố trí văn phòng phẩm trong kho, hoặc có những ký hiệu dễ nhận biết để khi cần đến không phải mất thời gian tìm kiếm hay hỏi han ai cả. Văn phòng phẩm là thứ chúng ta sử dụng hằng ngày nên chắc hẳn phải đặt ở những vị trí thuận tiện nhất trong kho phải không. Hãy để những vật tư ít dùng đến ở bên trong còn văn phòng phẩm thì ưu tiên ở vị trí bên ngoài, gần với cửa kho hơn.