1.Căn cứ vào nhu cầu của mỗi phòng, mỗi bộ phận

Nhiều người vẫn hay quản lý văn phòng phẩm bằng cách bạ đâu mua đó, tuy nhiên trên thực tế đó là một cách làm không khoa học, nó khiến bạn tốn nhiều thời gian và chi phí, đặc biệt là không kiểm soát được tình trạng thất thoát, sử dụng văn phòng phẩm lãng phí. Vậy nên lời khuyên của chúng tôi là trước khi đi mua bạn phải tập hợp lại nhu cầu của các phòng ban rồi sau đó lên danh sach những thứ cần mua. Cách làm này vô cùng hiệu quả và đặc biệt là giúp bạn tính toán được trước chi phí mua sắm.

2. Dự trữ văn phòng phẩm ở một nơi nhất định

Việc để gọn gàng đồ dùng văn phòng phẩm sẽ giúp bạn phân bổ cũng như giám sát một cách dễ dàng hơn. Chỉ cần đến kho bạn sẽ biết được số lượng còn lại của đồ dùng văn phòng phẩm là bao nhiêu, có phòng ban nào đang dùng lãng phí hay không, khi ấy mới kịp thời ngăn chặn và bổ sung ngay khi thiếu hụt, phục vụ nhu cầu của nhân viên và không để tình trạng công việc bị ngưng trệ.

3. Đưa ra định mức sử dụng

Muốn kiểm soát được việc sử dụng văn phòng phẩm thì bạn phải đưa ra định mức cụ thể từng loại cho từng bộ phận hành chính khác nhau và hàng tuần, hàng tháng cấp phát đúng theo số lượng ấy. Ngoài ra bạn cũng không quên rà soát lại để biết biết mức độ đó thiếu hay đủ mà thêm bớt cho phù hợp. Cách làm này nhằm đối phó được với tình trạng có nhân viên nào tự ý mang đồ về nhà hay không.

4. Tái sử dụng khi có thể

Để tiết kiệm được chi phí cũng như bảo vệ môi trường thì có rất nhiều đồ dùng văn phòng phẩm có thể tái chế được. Ví dụ như giấy in một mặt, còn mặt kia bạn có thể dùng để làm giấy nháp, in tài liệu không quan trọng…Ngoài ra ở gần nơi mà các nhân viên ngồi cũng như gần máy in, máy photocopy cũng phải đặt thùng để tái chế. Ngoài ra các nhân viên cũng có thể chia sẻ những vật dụng của mình không dùng đến cho người khác để phát triển ý thức tiết kiệm và giảm mức chi tiêu không cần thiết.

Thùy Duyên